PRIVACYVERKLARING – THE REFORM ROOM

Versie: 2025
The Reform Room
E-mail: info@thereformroom.nl
KvK: 97652091

The Reform Room hecht veel waarde aan jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dit doen en hoe we hiermee omgaan, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken de volgende gegevens wanneer je gebruikmaakt van onze diensten:

1.1 Gegevens die je zelf verstrekt

Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Adres (indien nodig voor facturatie)
Betaalgegevens
Gezondheidsinformatie die je vrijwillig deelt (bijv. blessures)

1.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

IP-adres
Gegevens over jouw apparaat, browser en gebruik van de website
Cookies (zie cookiebeleid indien aanwezig)

1.3 Gegevens via de boekingstool

Lesboekingen
Aanwezigheid / no-show-registratie
Lidmaatschappen, strippenkaarten en transacties

2. Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

2.1 Dienstverlening

Het aanmaken en beheren van jouw account
Het afhandelen van boekingen en betalingen
Het kunnen uitvoeren van trainingen en studio-activiteiten
Het delen van belangrijke informatie over lessen, wijzigingen of annuleringen

2.2 Klantrelatie & communicatie

Verzenden van serviceberichten
Klantondersteuning

2.3 Marketing (alleen na toestemming)

Nieuwsbrieven
Updates over nieuwe lessen of acties
Je kunt je altijd afmelden via de afmeldlink.

2.4 Veiligheid & gezondheid

Om trainers te informeren over blessures of relevante medische informatie die jij vrijwillig met ons deelt

2.5 Wettelijke verplichtingen

Voor de financiële administratie en belastingwetgeving

3. Op welke grondslagen verwerken wij jouw gegevens?

Uitvoering van de overeenkomst: nodig om lessen en memberships te leveren
Toestemming: o.a. voor nieuwsbrieven en gezondheidsinformatie
Wettelijke verplichting: administratie- en belastingregels
Gerechtvaardigd belang: studio-veiligheid, verbetering van dienstverlening

4. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk:

Account- en boekingsgegevens: maximaal 2 jaar na laatste activiteit
Factuur- en betalingsgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Gezondheidsinformatie: direct verwijderd wanneer het niet meer relevant is of op jouw verzoek

5. Delen wij jouw gegevens met derden?

Ja, maar alleen wanneer dit noodzakelijk is:

Betrouwbare partners/verwerkers:

Boekings- en betalingssysteem (Trainin)
Betaalproviders (Mollie)
E-mail- en communicatiediensten
Administratie- en boekhoudsoftware

Deze partijen werken conform de AVG en verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van The Reform Room.

Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden.

6. Cookies

Onze website kan cookies gebruiken voor:

Functionele werking van de site
Analyse van websitegebruik
Marketing (alleen met toestemming)

Een apart cookiebeleid kan worden toegevoegd indien gewenst.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, waaronder:

Versleutelde verbinding (SSL)
Beveiligde accountsystemen
Beperkte toegang voor medewerkers
Regelmatige software-updates

8. Jouw rechten

Je hebt volgens de AVG de volgende rechten:

Recht op inzage
Recht op rectificatie
Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”)
Recht op beperking van verwerking
Recht op overdraagbaarheid
Recht op bezwaar
Recht om toestemming in te trekken

Je kunt hiervoor altijd contact opnemen via info@thereformroom.nl.
We reageren binnen maximaal 30 dagen.

9. Minderjarigen

Wij bieden geen diensten aan voor personen onder de 16 jaar.

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

The Reform Room behoudt zich het recht voor deze verklaring te wijzigen wanneer nodig. De meest actuele versie staat altijd op de website.

11. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via:

The Reform Room
info@thereformroom.nl